La saison estivale a débuté et vos équipes vont commencer à s’absenter peu à peu du bureau pour partir en congés. Et pour vous c’est le moment de préparer votre événement de rentrée : une excellente occasion de rassembler vos équipes en septembre afin de repartir sur de bonnes bases et dans la bonne humeur. Vous pouvez également choisir de réaliser un événement pour vos clients, pour les remercier et engager la suite de vos relations commerciales.
Dans cet article vous trouverez cinq étapes clés pour vous aider à préparer votre événement de rentrée et garantir son succès.
La première étape cruciale pour préparer votre événement de rentrée est de déterminer la date et le lieu. Choisissez une date qui convient à l’emploi du temps de votre entreprise, aux retours de congés de vos participants et/ou à une date adéquate pour vos clients. Assurez-vous que le lieu soit facilement accessible pour tout le monde et qu’il corresponde à l’ambiance que vous souhaitez donner à votre événement. Petite astuce : si vous prévoyez d’organiser un événement en extérieur, pensez à disposer d’un plan B en cas de météo peu clémente.
En suivant, établissez la liste de vos participants et envoyez-leur les invitations. Si vous organisez un événement pour vos clients, envoyez les invitations au moins un mois à l’avance pour qu’ils puissent s’organiser au mieux. Vous pouvez, par exemple, leur envoyer un e-mail ou un courrier personnalisé sur lequel vous inscrivez votre Save The Date. Si vous organisez un événement pour vos collaborateurs, deux à trois semaines à l’avance devraient suffire. Cela peut paraître anodin mais pour vous assurer d’avoir le plus de réponses positives, mieux vaut s’y prendre avec une avance assez conséquente.
Pensez également à inclure toutes les informations pertinentes dans l’invitation : le lieu, la date, l’heure, le dresscode s’il y en a un, le déroulé et les détails sur les activités prévues. Demandez également aux invités de confirmer leur présence avant une date que vous définissez au préalable afin que vous puissiez planifier en conséquence.
Le choix du traiteur est une étape qui a toute son importance pour le succès de votre événement de rentrée. Choisissez un traiteur réputé et expérimenté qui propose une variété de plats pour répondre aux goûts de tous vos invités. Vérifiez également que le traiteur peut travailler dans le lieu que vous avez choisi et qu’il est disponible à la date et à l’heure de votre événement.
Si votre événement contient une prestation traiteur, il est primordial de tenir compte des restrictions alimentaires de vos invités, comme les allergies et les régimes spéciaux. Pensez donc à leur poser la question, par exemple sous la forme d’un formulaire avec diverses questions. Hormis les allergies, vérifiez également que le traiteur que vous aimeriez peut proposer des options végétariennes et sans gluten si nécessaire.
Créer une ambiance festive est essentiel pour un événement réussi. Celle-ci vous permettra de rendre le moment inoubliable et de marquer les esprits de vos invités. Prévoyez des activités et des animations pour divertir vos convives et leur faire vivre un moment de cohésion. Apporter de la convivialité et de l’originalité à votre événement de rentrée en leur proposant un Casino du Vin par exemple.
Faites découvrir le monde du vin à vos invités de façon ludique, interactive et pédagogique. Tout cela sous forme de jeux et d’anecdotes, vos invités sont plongés dans l’ambiance d’un casino mais… d’un genre particulier : de table en table et de convivialité en fou-rire, vos participants jouent avec leur sens, goûtent des vins, sentent des arômes, découvrent des appellations et se créent des souvenirs.
Enfin, vous pouvez ajouter à votre événement un photographe professionnel pour immortaliser les meilleurs moments de votre événement de rentrée. Les photos peuvent être utilisées pour la promotion future de votre entreprise, mais aussi tout simplement pour le souvenir de l’événement. Vos collaborateurs et/ou vos clients pourront revivre cette soirée et se rappeler des moments forts qui marqueront leurs esprits pendant encore longtemps. Pour être sûr d’avoir les photos que vous espérez, demandez au photographe le type de clichés que vous imaginez. Par exemple, des photos de groupe et individuelles, des photos de l’ambiance générale de l’événement, de personnes en particulier, de la décoration, des plats…
Vous disposez désormais de toutes les clés pour organisez sereinement votre événement de rentrée pour vos clients et/ou vos équipes. Contactez-nous pour organiser ensemble un événement ludique autour du vin et créez des souvenirs mémorables dans l’esprit de vos invités.
Vous allez faire sens…ation !
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