Die Sommersaison hat begonnen und Ihre Teams werden sich nach und nach aus dem Büro verabschieden, um in den Urlaub zu fahren. Und für Sie ist es die Zeit, Ihre Veranstaltung für den Schulanfang vorzubereiten: eine hervorragende Gelegenheit, Ihre Teams im September zusammenzubringen, um mit guter Laune neu anzufangen. Sie können sich auch dafür entscheiden, eine Veranstaltung für Ihre Kunden durchzuführen, um sich bei ihnen zu bedanken und die weitere Geschäftsbeziehung in die Wege zu leiten.
In diesem Artikel finden Sie fünf wichtige Schritte, die Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Schulanfangsveranstaltung helfen und den Erfolg garantieren.
Der erste und entscheidende Schritt bei der Vorbereitung Ihrer Veranstaltung zum Schulanfang ist die Festlegung des Datums und des Ortes. Wählen Sie ein Datum, das zum Zeitplan Ihres Unternehmens, zur Urlaubsrückkehr Ihrer Teilnehmer und/oder zu einem geeigneten Termin für Ihre Kunden passt. Achten Sie darauf, dass der Ort für alle leicht erreichbar ist und zu der Atmosphäre passt, die Sie Ihrer Veranstaltung verleihen möchten. Kleiner Tipp: Wenn Sie eine Veranstaltung im Freien planen, denken Sie daran, einen Plan B für schlechtes Wetter zu haben.
Erstellen Sie als Nächstes eine Liste Ihrer Teilnehmer und schicken Sie ihnen die Einladungen. Wenn Sie eine Veranstaltung für Ihre Kunden organisieren, versenden Sie die Einladungen mindestens einen Monat im Voraus, damit diese sich optimal organisieren können. Sie können ihnen z. B. eine E-Mail oder einen personalisierten Brief schicken, auf dem Ihr Save The Date vermerkt ist. Wenn Sie eine Veranstaltung für Ihre Mitarbeiter organisieren, sollten zwei bis drei Wochen im Voraus genügen. Das klingt vielleicht harmlos, aber um sicherzustellen, dass Sie die meisten positiven Reaktionen erhalten, ist es besser, mit einem recht großen Vorlauf zu planen.
Denken Sie auch daran, alle relevanten Informationen in die Einladung aufzunehmen: Ort, Datum, Uhrzeit, Dresscode, falls vorhanden, Ablauf und Details zu den geplanten Aktivitäten. Bitten Sie die Gäste außerdem, ihre Anwesenheit bis zu einem von Ihnen vorab festgelegten Datum zu bestätigen, damit Sie entsprechend planen können.
Die Wahl des Caterers ist ein Schritt, der für den Erfolg Ihrer Schulanfangsveranstaltung von großer Bedeutung ist. Wählen Sie einen renommierten und erfahrenen Caterer, der eine Vielzahl von Gerichten anbietet, um den Geschmack aller Ihrer Gäste zu treffen. Überprüfen Sie auch, ob der Caterer an dem von Ihnen gewählten Ort arbeiten kann und ob er an dem Tag und zu der Uhrzeit Ihrer Veranstaltung verfügbar ist.
Wenn Ihre Veranstaltung ein Catering beinhaltet, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Ernährungseinschränkungen Ihrer Gäste berücksichtigen, z. B. Allergien und spezielle Diäten. Stellen Sie diese Frage, z. B. in Form eines Formulars mit verschiedenen Fragen. Neben Allergien sollten Sie auch prüfen, ob Ihr Caterer vegetarische und glutenfreie Optionen anbietet.
Die Schaffung einer festlichen Atmosphäre ist für eine erfolgreiche Veranstaltung von entscheidender Bedeutung. Diese ermöglicht es Ihnen, den Moment unvergesslich zu machen und bei Ihren Gästen einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Planen Sie Aktivitäten und Animationen, um Ihre Gäste zu unterhalten und ihnen einen Moment der Zusammengehörigkeit zu bescheren. Bringen Sie Geselligkeit und Originalität in Ihre Veranstaltung zum Schulanfang, indem Sie ihnen z. B. ein Wein-Casino anbieten.
Lassen Sie Ihre Gäste auf spielerische, interaktive und pädagogische Weise die Welt des Weins entdecken. All das in Form von Spielen und Anekdoten, Ihre Gäste tauchen in die Atmosphäre eines Kasinos ein, aber… einer besonderen Art: Von Tisch zu Tisch und von Geselligkeit zu Gelächter spielen Ihre Teilnehmer mit ihren Sinnen, probieren Weine, riechen Aromen, entdecken Appellationen und schaffen Erinnerungen.
Schließlich können Sie Ihre Veranstaltung um einen professionellen Fotografen erweitern, der die besten Momente Ihrer Schulanfangsveranstaltung festhält. Die Fotos können für die zukünftige Werbung für Ihr Unternehmen verwendet werden, aber auch einfach nur als Erinnerung an die Veranstaltung. Ihre Mitarbeiter und/oder Kunden können den Abend noch einmal Revue passieren lassen und sich an starke Momente erinnern, die sich noch lange in ihren Köpfen festsetzen werden. Um sicherzustellen, dass Sie die Fotos bekommen, die Sie sich erhoffen, fragen Sie den Fotografen, welche Art von Schnappschüssen Sie sich vorstellen. Zum Beispiel Gruppen- und Einzelfotos, Fotos von der allgemeinen Stimmung der Veranstaltung, von bestimmten Personen, der Dekoration, den Speisen …
Sie verfügen nun über alle Schlüssel, um Ihre Veranstaltung zum Schulanfang für Ihre Kunden und/oder Ihr Team in aller Ruhe zu organisieren. Kontaktieren Sie uns, um gemeinsam eine unterhaltsame Veranstaltung rund um den Wein zu organisieren und bei Ihren Gästen unvergessliche Erinnerungen zu schaffen.
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