Ob es Ihr erstes oder Ihr hundertstes Seminar ist, die Planung eines erfolgreichen Seminars ist mit einer Liste praktischer Schritte immer einfacher. Möchten Sie ein Seminar gestalten, das nicht alltäglich ist? Dann müssen Sie kreative Wege finden, um diese Veranstaltung wirkungsvoll zu gestalten! Die Einfachheit beizubehalten und dabei alles auf die Geselligkeit zu setzen, lässt jede Firmenveranstaltung leicht aus der Masse herausstechen. Um sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen fällt, erklären wir Ihnen hier, wie Sie in 8 praktischen Schritten die perfekte Seminaranimation erstellen können. Also los geht’s!
Zunächst einmal ist ein Seminar eine spezielle geschäftliche Veranstaltung mit eigenen Organisationsprinzipien.
Es zielt darauf ab, die Teilnehmer zu schulen und über ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Gegenstand zu informieren. Und es ist eine ideale Möglichkeit, für Ihr Unternehmen zu werben!
Trotz der Besonderheiten eines solchen Ereignisses ist es immer eine gute Idee, eines zu organisieren… Alles ist eine Frage der Planung und Voraussicht.
Die perfekte Seminaranimation ist die, die es schafft, :
Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, um sicherzustellen, dass alle eine gute Zeit haben, oder um eine Idee für die Animation einer originellen Firmenfeier zu finden, befolgen Sie die folgenden Schritte…
Sobald Sie grünes Licht für die Erstellung Ihrer Seminaranimation bekommen haben (mindestens 4 bis 6 Monate vor Ihrer Veranstaltung), ist es an der Zeit, mit den unten aufgeführten Aufgaben zu beginnen…
Je früher Sie diese Aufgaben von Ihrer Planungsliste abhaken können, desto besser!
Die Ziele Ihres Seminars festzulegen, ist ein entscheidender erster Schritt.
Sie sollten eine klare Antwort auf die Frage „Warum veranstalten wir dieses Seminar?“ geben können.
Als Nächstes sollten Sie wissen, was Sie von der Veranstaltung erwarten….
Auf der Grundlage dieser Elemente werden Sie einen konkreten Aktionsplan entwickeln.
Wenn Sie im Vorfeld die Ziele der Veranstaltung festlegen, wissen Sie genau, welche Art von Seminar Sie veranstalten wollen, und können somit eine erfolgreiche Organisation gewährleisten.
Manche Seminare werden z. B. als Hauptziel die Teambildung haben, andere werden dazu genutzt, neue Mitarbeiter einzuarbeiten oder eine Umsatzsteigerung zu feiern usw.
Ausgehend vom Hauptziel werden mehrere Nebenziele folgen – diese müssen Sie dann priorisieren, um sie nacheinander bestmöglich zu verwalten.
Mehrere Beteiligte müssen berücksichtigt werden, wenn Sie eine solche Veranstaltung organisieren.
Zunächst einmal müssen Sie die Zielgruppe bestimmen, die Sie ansprechen wollen. Dieser Schritt wird bei der Planung Ihrer Veranstaltung entscheidend sein.
Dennoch: Wenn wir in diesem speziellen Fall von Teilnehmern sprechen, sind damit nicht nur diejenigen gemeint, die das Seminar besuchen, sondern auch die Referenten.
Sobald Sie festgestellt haben, welche Informationen vermittelt werden sollen und wer sie vermittelt, ist es an der Zeit, die Personen zu finden, die diese Informationen weitergeben werden.
Oft ist es ratsam, nur einen Redner auszuwählen, um einen guten Fluss und eine logische Kontinuität in der Art und Weise, wie die Ideen präsentiert werden, zu gewährleisten.
Nachdem der Hintergrund Ihrer Veranstaltung festgelegt wurde, ist es nun an der Zeit, herauszufinden, wie die verfügbaren Ressourcen eingesetzt werden sollen, um das Format nach Ihren Wünschen zu formen.
Hier kommt die Budgetprognose ins Spiel!
Das Budget basiert auf den ersten beiden Schritten sowie auf verschiedenen finanziellen Einschränkungen.
Nachdem Sie die Ziele priorisiert haben, müssen Sie die Mittel bewerten, die Sie benötigen, um diese Ziele zu erreichen.
Jeder wird finanzielle Ressourcen benötigen. Sie müssen also sicherstellen, dass alle geplanten Ausgaben nicht die ihnen zugewiesenen Einnahmen übersteigen.
Unser letzter Ratschlag zum Thema Budget ist, dass Sie immer eine Fehlermarge für eventuelle unvorhergesehene Ausgaben einplanen sollten.
Jetzt ist es an der Zeit, das perfekte Datum für Ihr Seminar festzulegen!
Die verschiedenen Terminoptionen müssen sorgfältig abgewogen werden, um zu vermeiden, dass die Gäste nicht verfügbar sind.
Daher ist es wichtig, ein Datum zu wählen, an dem die Mehrheit der Teilnehmer anwesend sein wird.
Vermeiden Sie also Zeiträume, in denen Ihre Gäste wahrscheinlich im Urlaub sind …
Der Ort für eine Veranstaltung sollte nach mehreren Kriterien ausgewählt werden:
Die Kapazität
D. h. die Anzahl der Personen, die der Raum aufnehmen kann, wobei der Raum luftig und nicht zu überfüllt bleiben sollte.
Die Location
Wenn Sie eine Animation für Ihr Seminar organisieren, müssen Sie nicht unbedingt den entlegensten Ort der Stadt wählen, auch wenn Sie originell sein wollen …
Der Zugang zum Seminar sollte nur einfach sein, ohne dass Sie stundenlang suchen, von einem Stockwerk zum anderen oder von einem Gebäude zum anderen irren müssen.
Wenn Sie einen Ort gefunden haben, der Ihnen geeignet erscheint, sollten Sie ihn auf jeden Fall besuchen!
Ein paar Fotos oder Broschüren werden Ihnen nicht zeigen, wie die Räumlichkeiten zu diesem Zeitpunkt wirklich aussehen. Besser ist es, vorsichtig zu sein…
Die Verwendung einer Online-Anmeldelösung wird Ihnen helfen, Ihre Arbeitslast zu verringern.
Sie ermöglicht Ihnen eine einfache Verwaltung der Seminaranmeldungen.
Die Bedeutung einer solchen Lösung ist für die erfolgreiche Organisation Ihres Seminars … von entscheidender Bedeutung.
Deshalb sollten Sie darauf achten, dass die von Ihnen gewählte Lösung für die Online-Anmeldung einfach zu bedienen und schnell einsetzbar ist und über zahlreiche Funktionen verfügt, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Anmeldungen helfen.
Wenn Sie ein Seminar organisieren, sollten Sie immer an die Originalität Ihrer Seminaranimation und an die chronologische Planung der Aktivitäten denken, die während der Veranstaltung stattfinden werden.
Eine detaillierte Planung sollte Tage oder Wochen im Voraus erfolgen …
Um sicherzustellen, dass der Plan korrekt ausgeführt wird, müssen Sie vor der eigentlichen Veranstaltung einige Proben und alle notwendigen Überprüfungen durchführen.
Außerdem sollten Sie Pausen mit leckerem Essen, Wein und Erfrischungen einplanen – einschließlich einer Fehlertoleranz für alle Aktivitäten, damit Sie nicht von irgendwelchen unvorhergesehenen Umständen überrumpelt werden.
Die Kommunikation wird das Image und die Reichweite Ihrer Veranstaltung bestimmen.
Je größer die Veranstaltung ist, desto mehr Kommunikation werden Sie benötigen.
Sie sollten mindestens einmal vor dem Seminar eine Nachfassaktion bei Ihrem Publikum durchführen (Ihre Lösung für die Online-Anmeldung kann dies automatisch ermöglichen).
Eine Nachfassaktion sollte mindestens eine Woche vor dem Seminar verschickt werden – so können Sie die Anzahl der Seminarteilnehmer besser einschätzen (anhand der gesammelten Antworten) und die Teilnehmer an die bevorstehende Veranstaltung erinnern.
Sie können z. B. über Ihre Website oder Ihre sozialen Netzwerke kommunizieren.
Dennoch endet Ihre Kommunikationsarbeit nicht hier!
Nach dem Seminar sollten Sie unbedingt einen Bericht über das Seminar versenden – und E-Mails, in denen Sie sich bei den Teilnehmern bedanken und Feedback und Meinungen einholen.
Ein Firmenseminar dient dem Austausch, der Weitergabe … und endet in der Regel mit einer Entscheidung oder Verpflichtungen.
Sie fragen sich immer noch, welche Ziele ein Seminar verfolgt? Hier sind einige davon:
Konkret bedeutet das, dass Animationen für Seminare die allgemeine Motivation fördern!
Die Teams fühlen sich dadurch dynamischer – oft sind sie bereit, ihre Anstrengungen zu verdoppeln, um die neuen Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen.
Kurz gesagt, das Ziel hier ist es, ein wenig Frische und Leichtigkeit in Ihr Unternehmen zu bringen, indem Sie ihm neuen Schwung verleihen.
Sie verfügen nun über die unverzichtbaren Tipps für die Organisation einer erfolgreichen Seminarunterhaltung.
Planen Sie, programmieren Sie und haben Sie immer eine gute Lösung für Ihr Veranstaltungsmanagement an Ihrer Seite, die Ihnen und Ihren Teilnehmern die Arbeit erleichtert.
Wir bei INVINO Event sind der Meinung, dass es unerlässlich ist, während Ihrer Firmenveranstaltungen in einer freundlichen und herzlichen Atmosphäre Verbindungen zu schaffen und den Zusammenhalt Ihrer Teams zu stärken.
In diesem Sinne bieten wir Ihnen unsere Weinanimation für Firmenseminare an.
Dieser Workshop rund um Wein und Gastronomie ist ein idealer Träger einer guten Atmosphäre, in der sich Entspannung, Reflexion, Spaß… vermischen, und ermöglicht es, die Beziehungen von Beginn Ihrer Veranstaltung an zu festigen.
Möchten Sie eine Animation für ein perfektes Seminar kreieren, bei dem unter Ihren Teams eine festliche Atmosphäre herrscht? All das lässt sich mit der Komplizenschaft von INVINO Event organisieren. Kontaktieren Sie unser Team noch heute!
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