Vous souhaitez créer un séminaire qui sort des sentiers battus ? Vous devez alors trouver des moyens créatifs de rendre cet événement mémorable ! Maintenir la simplicité en misant tout sur l’originalité permet à tout événement d’entreprise de se démarquer efficacement. Afin d’assurer le bon déroulement de votre événement et de vous éviter des soucis inutiles, nous vous avons concocté un petit guide avec 10 étapes à suivre pour créer un séminaire original et inoubliable. Allons-y !
Organiser un séminaire demande bien plus de préparation que d’organiser une soirée d’entreprise. Avant de vous lancer dans l’organisation de votre événement, vous devez d’abord vous poser quelques questions :
Il existe une multitude de raisons qui peuvent se transformer en un événement à part entière.
Le bon choix du thème et du lieu de votre événement est une phase primordiale, car c’est grâce à cette décision que vous allez susciter l’intérêt des participants.
Pour vous aider, vous devez vous intéresser aux personnes qui composent votre audience.
Donc si votre public est composé de sportifs, pourquoi ne pas leur proposer de participer à InVin’Olympiades : notre team-building autour du vin en extérieur.
En revanche, si votre public a une préférence pour les activités plus calmes et conviviales, vous pouvez lui proposer un escape game ou une animation ludique et originale autour du vin – avec l’atelier oenologique d’entreprise INVINO Event !
Concernant le bon format, demandez-vous quel moment de la journée serait le plus approprié pour atteindre vos objectifs (matinée, soirée…) et combien de personnes seraient impliquées.
Ces questions sont importantes pour pouvoir définir les espaces d’accueil en cohérence avec le thème et le concept choisi.
Un séminaire d’entreprise ne doit pas seulement être utile : il doit marquer les esprits. Pour cela, pense « expérience » plus que « contenu ».
Voici quelques leviers originaux :
L’idée : transformer un événement pro en souvenir émotionnel. Plus que ce qu’on a dit, on retient ce qu’on a ressenti.
Cette étape est cruciale, car elle déterminera la fréquentation de vos invités et, implicitement, sa réussite.
Pour cela, vous devez vérifier que votre événement se déroule en dehors des périodes scolaires, des grands événements sportifs…
Vous devez donc anticiper afin d’effectuer une réservation provisoire pour la date choisie.
Voici un exemple de tableau récapitulatif de l’ensemble des points importants d’un séminaire :
| Moment | Ce qu’il faut faire | Objectif |
|---|---|---|
| J-1 | – Visite des locaux – Vérification du matériel (micros, projecteurs, audio/vidéo) – Derniers ajustements déco |
Anticiper les imprévus techniques ou logistiques |
| Jour J (H-2) | – Arriver au moins 2 heures avant le début – Vérifier la mise en place finale – Brief des équipes (accueil, technique, animation…) |
Tout contrôler avant l’arrivée des participants |
| Accueil | – Distribution de badges d’accès – Remise du programme – Point d’accueil bien signalé |
Fluidifier l’arrivée et sécuriser l’accès |
| Déroulé | Exemple de journée type : – 09h00 : Café de bienvenue / petit-déjeuner – 09h30 : Message de bienvenue – 10h00 : Conférencier principal – 11h00 : Pause – 11h15 : Discussion d’experts – 12h15 : Dernier mot – 12h30 : Déjeuner – 14h30 : Activités team-building |
Structurer une journée fluide et rythmée |
| Pendant | – Respecter les horaires (début/fin) – Prévoir des marges de manœuvre – Temps d’échanges (pauses, activités…) |
Assurer le bon rythme et encourager l’interaction |
| Clôture | – Recueillir les questionnaires de satisfaction – Remercier les participants – Préparer une surprise ou un mot de fin |
Laisser une impression positive et obtenir des retours |
La promotion de votre événement est le facteur qui détermine sa réussite.
Événements internes
Veillez à « créer le buzz » autour de l’annonce de votre événement en choisissant le moment propice pour le communiquer.
Cela peut se faire à l’occasion d’une soirée événementielle, d’une plénière et/ou via vos réseaux sociaux…
Le but : être capable de présenter son sujet de manière différente et à un public réceptif.
Événements extérieurs
Si votre budget le permet, vous pouvez penser à un plan de communication plus large (presse…).
L’objectif : prévenir suffisamment à l’avance les invités et s’assurer de leur présence, en indiquant sur les convocations que vous attendez une réponse de leur part (fixez un délai de réponse) et relancez-les si besoin.
Pensez également à indiquer le dress code du jour s’il y en a un, cela évitera les déceptions (sportswear…).
Après un événement, il est important de pouvoir tenir une réunion de débriefing avec tous les acteurs du projet.
Cela vous permet d’obtenir votre propre retour d’expérience ainsi que celui de vos invités via le questionnaire de satisfaction remis lors du séminaire.
Afin que le prochain événement soit une réussite totale, tenez compte des commentaires qui vous sont envoyés pour corriger d’éventuelles erreurs.
Qu’ai-je retenu de ce jour ?
Si vous n’avez pas mandaté de photographe pour l’événement, assurez-vous que quelqu’un de votre équipe (ou pourquoi pas vous ?), immortalise cet événement avec des photos et vidéos.
Envoyez un e-mail de remerciement à vos différents publics (intervenants externes, invités…). Cet e-mail est la parfaite occasion de partager le contenu photo de l’événement, les présentations diffusées lors du séminaire, ou d’autres messages que vous jugez importants de communiquer.
Vous cherchez à organiser un séminaire d’entreprise original ? Sachez que c’est la meilleure façon de créer une vraie synergie au sein de votre équipe, ainsi que de l’échange et du partage.
Le côté professionnel, c’est bien… Cependant, nous pensons qu’il est indispensable de renforcer la cohésion de vos équipes pendant des instants plus conviviaux et de marquer les esprits avec un événement de qualité.
Ces moments précieux permettront de resserrer les liens déjà créés pendant l’événement…
C’est dans cette intention que notre animation oenologique pour séminaire d’entreprise vous est proposée.
En effet, cet atelier autour du vin et de la gastronomie est un excellent vecteur d’ambiance chaleureuse et permet de resserrer les liens dès le début de votre événement.
Vous souhaitez créer un séminaire inoubliable où règne une bonne ambiance au sein de vos équipes ?
Notre atelier œnologique vous garantit cette touche d’originalité et de convivialité qui rendra votre séminaire unique et inoubliable. Contactez-nous, dès à présent, pour organiser un séminaire original, basé sur l’échange et la cohésion d’équipe.
L’équipe INVINO Event.
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Avec une antenne également à Paris
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